Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Billund Landdistriktsråd (BLDR)
Version 20-05-2019

Billund Landdistriktsråd (BLDR) medlemmer er 16 sendemænd eller -kvinder, der repræsenterer de otte landdistriktsråd i Billund Kommune. Hvert lokalråd har to pladser i BLDR, som de udpeger repræsentanter til.
På denne baggrund behandler BLDR personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.
BLDR behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger
Billund Landdistriktsråd er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:
Kontaktperson: Johan Andersen, formand
Adresse: Omme Landevej 1, Filskov, 7200 Grindsted
CVR: 31917638
Telefonnr.: 7534 8181
Mail: johanandersen@xbrev.dk
Webside: bldr.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger om de af lokalrådene udpegede repræsentanter, som alle udfører frivilligt arbejde: navn, adresse, telefonnummer, mailadresse. Der kan også være tale om tillidsposter og andre hverv eller aktivitet i relation til foreningen og dens arbejde med landdistriktspolitik.
Vi behandler ikke følsomme personoplysninger.

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig eller dit lokalråd. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx offentlige myndigheder, navnlig Billund Kommune.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

  • At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger.

  • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig og det lokalråd, som repræsenterer.

  • At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger.

  • At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger.

Formålene med at behandle oplysninger om BLDRs medlemmer, som alle er frivillige, er:

  • At behandle medlemsoplysninger – herunder sende mødeindkaldelser, referater og anden kommunikation.

  • At vi kan drive BLDRs aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem.

  • At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven.

  • At administrere din relation til BLDR.

  • At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af BLDRs berettigede og legitime interesser som er:

  • At håndtere dit lokalrådsog dermed dine personlige medlemsrettigheder som repræsentant for samme lokalråd – i henhold til foreningens vedtægter.

  • At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen på vegne af et lokalråd.

  • At kunne planlægge og afholde møder, arrangementer og andre aktiviteter.

  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen.

  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Medlemmer af BLDR er frivillige repræsentanter for et lokalråd i Billund Kommune. Når du er udtrådt af bestyrelsen, slettes du fra websiden bldr.dk, hvor bestyrelsen publiceres. Du vil med navn fortsat være synlig i vore referater, arbejdspapirer og publiceret information til anvendelse som viden om BLDRs aktivitet så længe, det har historisk værdi.
Når vi behandler dine oplysninger, har du jævnfør persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt).

  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret).

  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse).

  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt).

  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring.

  • Du har ret til at flytte dine oplysninger – hvilket betyder, at vi skal udlevere de oplysninger, vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet).

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.
Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændre privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.